บริษัทชั้นนำของโลกมากมายได้มีการนำระบบ HRMS (Human Resource Management System) Software มาใช้ ซึ่งได้รับการยอมรับให้เป็น Software ธุรกิจ ที่มิใช่แค่เพียงระบบ IT เท่านั้น

แต่ยังได้รวบรวมเอาประสบการณ์ด้านการบริหารทรัพยากรมนุษย์ของบริษัทชั้นนำเหล่านั้นเข้าไว้อีกด้วย ดังนั้นจึงนับได้ว่าระบบ HRMS ได้บรรจุ Best Practice ด้านการบริหารงานบุคคลเอาไว้ บริษัทสามารถนำเอาองค์ความรู้ที่แฝงอยู่ในระบบการทำงานและแนวความคิดที่มีอยู่ใน Software เหล่านั้น มาปรับหรือประยุกต์ใช้ในการพัฒนาระบบงานบริหารงานบุคคลของบริษัท ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ระบบงานใหม่ๆที่จะได้ประโยชน์จากการนำโปรแกรม HRMS มาใช้ ประกอบด้วย Employee Self Service (ESS) / Manager Self Service (MSS), Competency Based System, Career Management, Succession Planning และ 360 Evaluation เป็นต้น ซึ่งประโยชน์ที่บริษัทได้รับจาก e-HR มีดังนี้

• เพิ่มประสิทธิภาพงานของ HR ช่วยลดเวลาในการทำงาน โดยเฉพาะงานที่มีเอกสาร แบบฟอร์มมากๆ   ช่วยให้ทำงานสะดวกขึ้น   ง่ายขึ้น
• พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้น   เพราะ Program Self service ที่มี concept การทำงานเหมือน web หรือเครื่อง ATM ทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ง่าย สะดวก ตลอดเวลา
• การบริหารจัดการฐานข้อมูลอย่างมีระบบ   ช่วยให้ผู้บริหารสามารถได้รับข้อมูลที่ถูกต้องภายในเวลาที่รวดเร็ว เพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจและบริหารงานของระดับบริหาร   เพิ่มศักยภาพในการแข่งขันทางธุรกิจและยังเป็นการเตรียมตัวเพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจในอนาคต

e-HR เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับพนักงานทุกระดับ ข้อมูลต่างเชื่อมโยงกันในลักษณะ Real Time ซึ่งการทำงานในระบบนี้ จะเปิดโอกาสให้พนักงานทุกคนเข้ามามีส่วนเกี่ยวข้องในการบริหารงานบุคคล ในหลายๆเรื่อง ดังต่อไปนี้

• พนักงาน พนักงานทุกคนสามารถเข้าไปปรับปรุงข้อมูลของตนเอง เช่น บันทึกที่อยู่ใหม่หากมีการย้ายที่อยู่ บันทึกใบลาเพื่อเสนอขออนุมัติจากผู้บังคับบัญชา การขอเรียกดูเงินได้ของตนเองในแต่ละเดือน การพิมพ์ใบรับรองเงินเดือนได้เอง การเรียกดูประวัติการฝึกอบรมของตนเอง และการเปิดดูหลักสูตรที่สนใจเพื่อเสนอขออนุมัติเข้าเรียน เป็นต้น ซึ่งระบบ e-HR ของระดับพนักงานจะเรียกว่า Employee Self Service – ESS
• ผู้บังคับบัญชา ผู้บริหาร ผู้บังคับบัญชาของแต่ละหน่วยงานสามารถปรับปรุงข้อมูลของตนเองได้เหมือนกับพนักงานทั่วไป รวมถึงสามารถเข้าไปดูแลผู้ใต้บังคับบัญชาผ่านระบบ e-HR ได้ด้วยตนเอง ซึ่งระบบ e-HR ของระดับผู้บังคับบัญชา จะเรียกว่า Manager Self Service – MSS อย่างเช่น การอนุมัติการลา การประเมินผลงานของผู้ใต้บังคับบัญชา การเปิดดูประวัติพนักงานที่อยู่ภายใต้การดูแลของตนเอง และการบันทึกปรับเงินเดือนของผู้ใต้บังคับบัญชา เป็นต้น
• พนักงานบริหารทรัพยากรบุคคล กระบวนการทำงานของหน่วยงานการบุคคลจะต้องเปลี่ยนแปลงไป โดยเฉพาะงานด้านเอกสารจะลดลง จึงทำให้สามารถบริหารงานบุคคล (HR Service) ได้มากขึ้น เช่นงานวางแผนดูแลในเรื่องการพัฒนาบุคลากรและการพัฒนา Competency เป็นต้น ซึ่งจะเป็นบทบาทที่เน้นงานเชิงกลยุทธ์มากขึ้น เพื่อมุ่งหวังสู่การเป็น Strategic Partner ทางธุรกิจต่อไป