ความหมายและลักษณะของ ERP (Enterprise Resource Planning) สามารถจัดการ Transaction Cycle ได้หมดดังนี้

• Expenditure
• Conversion
• Revenue
• Financial

ERP เป็น Software ที่ใช้ในการ Manage ได้ทั้งองค์กร โดยที่มี common Database เก็บข้อมูลทุกอย่างไว้ที่เดียวกัน เพื่อป้องกันความซ้ำซ้อนของข้อมูล ทำให้มีประสิทธิภาพ มีการ Share ข้อมูลสูงสุด โดยแต่ละส่วนสามารถดึงข้อมูลส่วนกลางที่ตัวเองสนใจมาวิเคราะห์ได้ และ สามารถที่จะ Integrate ได้หมดไม่ว่าจะเป็น Marketing Manufacturing Accounting และ Staffing

ก่อนที่จะมีระบบ ERP  นั้น เดิมในวงการอุตสาหกรรมประมาณช่วงทศวรรษ  1960  ได้มีการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในส่วนของการผลิตทางด้านการคำนวณความต้องการวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิต  หรือที่เรียกเป็นทางการว่าระบบ Material  Requirement  Planning  ( MRP )  ก็คือเราจะใช้ระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการบริหารและจัดการในส่วนของวัตถุดิบหรือ  Material  ที่ใช้ในการผลิตเท่านั้น  ต่อมาในช่วงประมาณทศวรรษ  1970   ระบบการผลิตในอุตสาหกรรมมีความซับซ้อนเพิ่มมากขึ้นจึงมีการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในส่วนของการผลิตในด้านของเครื่องจักร ( Machine )  และส่วนของเรื่องการเงิน ( Money ) นอกเหนือไปจากส่วนของวัตถุดิบ  ซึ่งเราจะเรียกระบบงานเช่นนี้ว่า  Manufacturing  Resource  Planning  ( MRP  II )

จากจุดนี้เราพอจะมองเห็นภาพคร่าวๆ  ของการนำเอาระบบคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการบริหารงานในอุตสาหกรรมได้  ดังที่มีผู้เชี่ยวชาญทางด้านการจัดการหลายท่านได้กล่าวไว้ว่า  ระบบ  MRP  นั้นจะเข้ามาช่วยในการจัดการทางด้าน  Material  ส่วนระบบ  MRP II นั้นจะเข้ามาช่วยในการจัดการใน M อีกสองตัวนอกเหนือจาก  Material  ก็คือ Machine  และ Money  ซึ่งระบบ  MRP II  ที่ชื่อ  TIMS ของประเทศนิวซีแลนด์  จะมีเมนูหลักของ Module  3 Modules หลักด้วยกันคือ  Financial Accounting , Distribution  และ  Manufacturing  และใน  Module  ของ Manufacturing  จะมีส่วนของ  MRP  รวมอยู่ด้วย

จะเห็นได้ว่าในการนำเอาระบบ  MRP II  เข้ามาช่วยในองค์กรหนึ่งๆ นั้น  จะยังไม่สามารถซัพพอร์ตการทำงานทั้งหมดในองค์กรได้  นี่จึงเป็นที่มาของระบบ ERP  ซึ่งจะรวมเอาส่วนของ M ตัวสุดท้ายก็คือ Manpower เข้าไปไว้ในส่วนของระบบงานที่เรียกตัวเองว่า  ERP  นั่นเอง  ดังนั้นระบบ  ERP จึงเป็นระบบที่ใช้ในการบริหารงานทรัพยากรทั้งหมดในองค์กร ( Enterprise Wide ) หรือกล่าวอีกอย่างหนึ่งก็คือ  ระบบ ERP จะเป็นระบบที่ใช้ในการจัดการ  4 M ซึ่งจะประกอบไปด้วย  Material  ,  Machine  , Money  และ  Manpower  นั่นเอง ดังนั้นถ้าเราเข้าไปดูที่เมนูหลักของระบบ  ERP  เราจะพบว่ามีเมนูของทั้ง  MRP  และ  MRP II  รวมอยู่ด้วยเพราะ  ERP  มีต้นกำเนิดมาจากระบบ  MRP  และ  MRP II นั่นเอง

ERP จะเน้นให้ทำ Business Reengineering เพื่อปรับปรุงระบบให้เข้ากับ ERP ซึ่งจะแบ่ง Function Area เป็น 4 ส่วนหลักๆ คือ

1. Marketing Sales
2. Production And Materials Management
3. Accounting And Finance
4. Human Resource

แต่ละส่วนจะมี Business Process อยู่ในนั้น ซึ่งจะมีหลาย Business Activity มาประกอบกัน เช่น activity การออก Invoice เป็น Activity แต่ละ Activity จะไปต่อเนื่องกันหลายๆอันออกไปจนกลายเป็น Process ที่เรียกว่า “Computer Order management”  ซึ่งจะไปเกี่ยวข้องกับ Functional Area ที่เรียกว่า “Marketing And Sale” Concept หลักๆของ ERP คือ เอาทุกข้อมูลของแต่ละแผนกมา Integrate กัน เพื่อ Share ข้อมูลกัน