วิวัฒนาการของโปรแกรม ระบบจัดเก็บเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ ระยะต้นของ การจัดเก็บเอกสารภาย ในตู้เอกสาร ซึ่งปัญหาเรื่องพื้นที่จัดเก็บทำให้พยายามจัดเก็บเอกสารในรูปที่มีการใช้ พื้นที่น้อยลง จึงมีการพัฒนาทั้งวิธีการจัดเก็บ เครื่องมือจัดเก็บ ปรับเปลี่ยนลักษณะของเอกสารมาอยู่ในรูปอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อมีคอมพิวเตอร์พัฒนามารองรับความต้องการต่างๆ การจัดเก็บเอกสารจึงได้พัฒนาให้มีขนาดการจัดเก็บที่จำกัด มีประสิทธิภาพสูง ใช้งานคงทนเป็นเวลานาน

1. ความหมายของ โปรแกรม ระบบจัดเก็บเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ และค้นคืนเอกสารในสำนักงาน การจัดเก็บเอกสาร เป็นการวิเคราะห์เนื้อหาและประเภทของเอกสารเพื่อใช้ในการจำแนกหมวดหมู่ เอกสาร การจัดเก็บจะต้องเอื้อให้สามารถสืบค้นข้อมูลและใช้เอกสารได้ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารภายนอกหรือภายใน และไม่ว่าเอกสารที่เผยแพร่จะอยู่ในรูปกระดาษ วัสดุย่อส่วน หรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์ต่างๆ
2. ความสำคัญของ โปรแกรม ระบบจัดเก็บเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ และค้นคืนเอกสารในสำนักงาน
   1. จัดเก็บเอกสาร ที่จำเป็นต่อการดำเนินงานและการบริหารองค์การอย่างมี ประสิทธิภาพ โดยไม่จำกัดว่าเอกสารจะอยู่ในรูปแบบกระดาษ วัสดุย่อส่วน หรือสื่ออิเล็กทรอนิกส์
   2. ค้นคืนข้อมูลที่อยู่ในเอกสารและตัวเอกสารได้อย่างถูกต้อง ทันต่อเหตุการณ์ สะดวก และมีประสิทธิภาพ
   3. รักษาความปลอดภัยให้กับเอกสารตามลำดับความสำคัญของเอกสาร
   4. ประหยัดทรัพยากรที่ใช้ในการจัดเก็บและค้นคืน และใช้ทรัพยากรเหล่านั้นให้เกิดประโยชน์สูงสุดไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์ วัสดุและทรัพยากรมนุษย์

ลักษณะของ โปรแกรม ระบบจัดเก็บเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ และค้นคืนเอกสารในสำนักงาน

1. ลักษณะของการจัดเก็บเอกสารในสำนักงาน
   1. การจัดเก็บตามกระแสการใช้งาน แบ่งออกเป็น 3 ประเภท คือ
      1. เอกสารที่อยู่ในกระแสงาน
      2. เอกสารกึ่งกระแสการใช้งาน
      3. เอกสารที่พ้นหรือสิ้นสุดกระแสการใช้งาน
2. การจัดเก็บตามระยะเวลาในการจัดเก็บ
   1. เอกสารที่จัดเก็บชั่วคราว เช่น การนัดหมาย การขอข้อมูล การฝากข้อความ
   2. เอกสารที่จัดเก็บระยะยาว เช่น
      1. เอกสารที่จัดเก็บไว้ถาวร เช่น บัญชีรายรับรายจ่าย หนังสือสัญญา สิทธิบัตร
      2. เอกสารที่จัดเก็บไว้ตามระยะเวลานานตามอายุของเอกสารจะสิ้นสุดลง
3. ลักษณะของการค้นคืนเอกสารในสำนักงาน
   1. การค้นคืนข้อมูลที่ปรากฏในเอกสาร เช่น หมายเลขใบสั่งซื้อ วันที่ออกใบสั่งซื้อ จำนวนที่สั่งซื้อ
   2. การค้นคืนตัวเอกสารต้นฉบับ ซึ่งการนำเข้าเอกสารอาจมีวิธีดังนี้
      1. การนำเข้าเป็นภาพกราฟิก
      2. การนำเข้าเป็นข้อความ
      3. การนำเข้าเป็นอิเล็กทรอนิกส์

โปรแกรม ระบบจัดเก็บเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ และค้นคืนเอกสาร ในระบบสำนักงานอัตโนมัติ

1. รูปแบบการจัดเก็บและค้นคืนเอกสารในระบบสำนักงานอัตโนมัติ
   1. ระบบคอมพิวเตอร์แม่ข่ายการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
      1. ระบบจัดการฐานข้อมูล
      2. ระบบแฟ้มข้อมูลเอกสาร
   2. เครือข่ายสื่อสารภายในองค์การ
2. ตัวอย่างการจัดเก็บและค้นคืนเอกสารในระบบสำนักงานอัตโนมัติ
   1. การค้นคืนข้อมูลจากเอกสารโดยไม่ต้องการดูเอกสารต้นฉบับต้นฉบับทั้งหมด
      1. การดึงข้อมูลจากเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยตรง
      2. การพิมพ์ข้อมูลดัชนี หรือแอตทริบิวต์เข้าสู่ระบบการจัดการฐานข้อมูล
   2. การค้นคืนข้อมูลจากเอกสารและต้องการดูเอกสารต้นฉบับทั้งหมด
3. ข้อควรคำนึงในการใช้ ระบบจัดเก็บเอกสาร และค้นคืนเอกสารในระบบสำนักงานอัตโนมัติ
   1. มาตรฐานในการจัดเก็บเอกสาร
   2. ฐานข้อมูลเอสาร
   3. แผนการดำเนินงานการจัดเก็บเอกสาร