ระบบจัดการเอกสาร ที่ใช้ในสำนักงาน ครอบคลุมกระบวนการต่างๆ นับตั้งแต่ การผลิตเอกสาร การเผยแพร่เอกสาร การใช้เอกสาร การจัดเก็บเอกสาร การค้นคืนเอกสาร และการกำจัดเอกสาร เพราะเอกสารถือเป็นเครื่องมือสำคัญในการสื่อสารภายในสำนักงานและองค์การ เอกสารเป็นสื่อที่บรรจุสารสนเทศ เพื่อช่วยให้สำนักงานดำเนินการได้ตามภารกิจที่ได้วางไว้

1. ระบบการผลิตเอกสาร แบ่งออกเป็น ระบบประมวลคำ ระบบดีทีพีหรือการพิมพ์ตั้งโต๊ะ และระบบการจัดทำสำเนาเอกสาร และครอบคลุมไม่ว่าเอกสารจะอยู่ในรูปแบบหรือสื่อประเภทใด
2. ระบบจัดเก็บเอกสาร และค้นคืนเอกสาร ครอบคลุมระบบที่ช่วยในการจัดเก็บเอกสารที่ ใช้ในสำนักงาน เพื่อเอื้อประโยชน์ในการค้นคืน โดยวิเคราะห์เนื้อหาและประเภทของเอกสารเพื่อใช้ในการจำแนกหมวดหมู่ของเอกสาร และกำหนดวิธีการในการค้นคืน
3. เอกสารที่ได้จัดเก็บไว้ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเอกสารได้อย่างรวดเร็ว สะดวกและทันต่อเหตุการณ์

วิวัฒนาการ ความหมาย และความสำคัญของ ระบบจัดการเอกสาร

1. วิวัฒนาการของระบบจัดการเอกสาร ในระยะต้น การจัดการเอกสารทำด้วยมือ ต่อมาในช่วงปลายศตวรรษที่ 19 มีการประดิษฐ์เครื่องพิมพ์ดีด ต่อมามีการประดิษฐ์เครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า (ค.ศ. 1932) เครื่องประมวลคำ และคอมพิวเตอร์เข้าสู่งานสำนักงานอย่างกว้างขวางและรวดเร็วนับแต่ช่วงต้น ทศวรรษ 1980 ซึ่งมีการคาดการณ์ว่า ต่อไปเทคโนโลยีจะทำให้สำนักงานมีสภาพเป็นสำนักงานที่ไร้กระดาษ เพราะเอกสารต่างๆจะอยู่ในรูปที่คอมพิวเตอร์อ่านได้หมด
2. ความหมายของระบบจัดการเอกสาร การจัดการเอกสาร เป็นการดำเนินการเอกสารที่ใช้ในสำนักงานให้เป็นระบบ นับตั้งแต่การผลิต การใช้ การจัดเก็บ การค้นคืน และการกำจัด ไม่ว่าจะเป็นเอกสารจากภายใน หรือภายนอก โดยมีกระบวนการในการจัดการเอกสาร พร้อมทั้งการนำเทคโนโลยีต่างๆมาใช้ เพื่อให้บริการในด้านต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารภายในสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. ความสำคัญของการจัดการเอกสาร
   1. ช่วยในการบริหารงานในยุคที่มีการแข่งขันกันทั่วโลก
   2. ช่วยลดเวลาและทรัพยากรในการดำเนินงาน
   3. เป็นหลักฐานกิจกรรมและการดำเนินงานของหน่วยงาน
   4. กฎหมาย
   5. เป็นเอกสารจดหมายเหตุ

การจัดการเอกสารภาพกราฟิก

1. แบ่งตามแหล่งที่มาของเอกสาร
   1. เอกสารภายนอกสำนักงาน เช่น ใบสั่งซื้อจากลูกค้า ใบส่งสินค้าคืนจากลูกค้า
   2. เอกสารภายในสำนักงาน เช่น ประกาศวันหยุด หนังสือเวียนตามหน่วยงาน
2. แบ่งตามสื่อที่จัดเก็บ
   1. กระดาษ
      1. ข้อดี มีความคุ้นเคย ใช้กันแพร่หลาย มีราคาถูก
      2. ข้อจำกัด ไม่คงทนถาวร สิ้นเปลืองพื้นที่จัดเก็บ ราคาจัดส่งแพง
   2. วัสดุย่อส่วน หรือไมโครฟอร์ม
      1. ข้อดี ประหยัดพื้นที่จัดเก็บ มีความคงทน สามารถจัดเก็บข้อความ ภาพประกอบ ตารางได้
      2. ข้อจำกัด ต้องใช้เครื่องอ่านโดยเฉพาะ ต้องเลื่อนอ่านตามลำดับ ไม่เหมาะในการนั่งทำงานเป็นเวลานาน
   3. สื่อแม่เหล็ก
      1. ข้อดี มีความสะดวก ใช้แพร่หลาย สามารถจัดเก็บข้อความ ภาพประกอบ ตารางได้ หรือภาพเคลื่อนไหวได้
      2. ข้อจำกัด เสื่อมสภาพใน 5-10 ปี ต้องใช้ความระมัดระวังในการจัดเก็บ
   4. สื่อแสง เช่น ออปติคอลดิสก์ วิดีโอดิสก์ หรือเลเซอร์ดิสก์

วงจรเอกสารในสำนักงาน
วงจรเอกสารในสำนักงาน ประกอบด้วย

1. การผลิตเอกสาร เป็นการผลิตเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นการผลิตเอกสารใหม่ ด้วยการพิมพ์ การเขียน การบอกจด และการจัดทำสำเนาเอกสาร
2. การเผยแพร่เอกสาร เป็นการจัดส่งเอกสารไปยังผู้รับ ไม่ว่าจะเป็นผู้รับภายในหรือภายนอกสำนักงาน
3. การใช้เอกสาร เป็นการนำเอกสารไปใช้ในการดำเนินงาน
4. การจัดเก็บเอกสาร เป็นการจัดเก็บเพื่อการใช้งานต่อไป โดยมีการประเมิน และการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบระเบียบ
5. การกำจัดเอกสาร เป็นการประเมินคุณค่าเอกสารว่าเอกสารประเภทใด กลุ่มใด ที่เมื่อพ้นกระแสการใช้งานแล้วไม่จำเป็นต้องจัดเก็บต่อไป