ในการทำงานใด ๆ ก็ตาม จะมีความเกี่ยวข้องกับข้อมูล เอกสารต่าง ๆ จำนวนมาก ซึ่งผู้เกี่ยวข้องอาจจะพบปัญหาในเรื่องของการที่ไม่สามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการ ได้อย่างรวดเร็วและทันท่วงที ซึ่งอาจจะทำให้ส่งผลต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน ดังนั้นจึงเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งที่ต้องคำนึงเรื่องของ การจำแนกประเภทเอกสาร และทำอย่างไรที่จะช่วยให้เอกสารต่าง ๆ ไม่สูญหาย เป็นระบบระเบียบ และสามารถค้นหาได้ง่าย
 
ขั้นตอนในการจัดเก็บเอกสาร

1. การเตรียม คัดแยก จัดเอกสาร
2. การสร้างโครงสร้างในการจัดเก็บเอกสาร
3. การสแกนเอกสารกระดาษ หรือรวบรวมไฟล์เอกสาร Word, Excel, PowerPoint และ PDF
4. การปรับแต่งเอกสารในเครื่องสแกน
5. การตรวจสอบคุณภาพของเอกสาร
6. การนำเอกสารเข้าระบบเข้าสู่ ระบบซอฟท์แวร์ E-Document Management System
7. การจัดเอกสารต้นฉบับในสภาพเดิม

 
ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบเอกสาร

1. สามารถทำงานและการค้นหาเอกสารได้รวดเร็ว และถูกต้องมากขึ้น
2. ประหยัดเวลาในการคัดแยกเอกสาร โดยรายละเอียดส่วนใหญ่ถูกบันทึกลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเครื่องสแกนเนอร์
3. สามารถบริหารงานเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารไว้ในตู้ แฟ้ม กระดาษ
5. เพิ่มประสิทธิภาพในระบบจัดเก็บเอกสาร โดยจัดเก็บในรูปแบบของเอกสารอิเลคทรอนิคส์ ในระบบคอมพิวเตอร์
6. ผู้ใช้ระบบสามารถเรียกค้นการเอกสารได้อย่างรวดเร็วและถูกต้อง
7. ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ ลดความซ้ำซ้อนในการเก็บเอกสาร

 
ในปัจจุบัน เทคโนโลยีทางด้านสารสนเทศได้เข้ามามีบทบาทในการทำงานเป็นอย่างมากจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องนำเทคโนโลยีต่าง ๆ มาปรับใช้ให้สามารถเข้ากับการทำงานได้อย่างดี ซึ่งเราก็สามรถที่จะนำเทคโนโลยีต่าง ๆ มาสร้างระบบการจัดเก็บเอกสารเพื่อใช้สามารถใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ