การประยุกต์ใช้แนวคิดสำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (E-Office)

1. Electronic Images มีการสร้างระบบ Electornic imaging management system (EIM) เพื่อจัดเก็บเอกสาร รวมทั้งภาพถ่าย ใบแจ้งหนี้ และประวัติส่วนบุคคล บนเครื่องคอมพิวเตอร์ และเรียกใช้งานได้อย่างทันที ระบบดังกล่าว ต้องใช้เครื่อง Scanner ที่มีความเร็วและสามารถแสดงผลของภาพที่มีความละเอียดสูงเพื่อแปลงเอกสารให้ไปอยู่ในรูปของ Digital และ Optical Disk ที่สามารถเก็บข้อมูลจำนวนมาก ซึ่งยังมี Software ที่สามารถบีบข้อมูลเพื่อจัดเก็บได้ รวมทั้งต้องมีเครื่องพิมพ์ Laser Printer ที่แสดงผลการพิมพ์ภาพที่มีคุณภาพ ระบบนี้มีกระบวนการแปลงให้เป็นกระดาษอิเลคทรอนิส์ ดังนี้
   1. Image Processing เป็นการ Scan กระดาษเพื่อเปลี่ยนให้เป็น Image ให้สามารถจัดเก็บในฐานข้อมูลเพื่อเรียกใช้ต่อไป
   2. Image Workflow เป็นการ Scan กระดาษและส่งต่อในรูปแบบ ของอิเลคทรอนิกส ์เพื่อให้พนักงานทำงาน แต่ละกระบวนการให้เสร็จ
   3. Image enabling เป็นการแสกนกระดาษและส่งเวียนภายในบริษัท หลักจากนั้นก็ใช้ Software Optical Charactor เพื่อแปลงให้เป็นข้อความในรูปแบบของรหัส ASCII
2. The Virtual Office เป็นการติดต่อโดยการใช้อุปกรณ์สื่อสารโทรคมนาคม เพื่อให้สามารถทำงานที่บ้าน เช่น การสร้างสำนักงานเสมือนจริงเพื่อให้พนักงานที่ต้องเดินทางบ่อยๆ มาประชุมร่วมกัน และการให้พนักงานทำงานที่บ้านโดยการติดต่อสื่อสารกับบริษัทผ่านระบบเครือข่ายระยะไกล อุปกรณ์ที่ใช้ในการสร้างสำนักงานเสมือนจริงได้แก่ คอมพิวเตอร์แบบพกพา Modem โทรศัพท์เคลื่อนที่ เครื่องโทรสาร และ Software ที่ช่วยจัดการกระบวนการทำงานและการติดต่อสื่อสารระยะไกล
3. Work-flow Automation การสร้าง Workflow อัตโนมัติเป็นความพยายามในการปรับปรุงความพอใจของลูกค้า โดยใช้คอมพิวเตอร์ในการควบคุมกระบวนการปฏิบัติงานและการผลิตแต่ละวัน รวมทั้งการประสานงานกับการปฏัติงานของหน่วยต่างๆภายในบริษัท ระบบนี้สามารถเพิ่มความสามารถในการประสานงานและควบคุมการไหลเวียนของ กิจกรรมต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการผลิต และกระบวนการต่างๆของธุรกิจนอกจากนี้ยังช่วยให้พนักงานสามารถกำหนดขั้นตอน การปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงาน และปฏิบัติตามขั้นตอนที่กำหนดขึ้น
4. การบริหารจัดการงานเอกสาร (Document Management) เป็นการแยกกลุ่มของบริการที่สามารถให้ผู้ใช้งานติดตามเอกสารอิเลคทรอนิกส์ ซึ่งคอมพิวเตอร์สามารถติดตามและเรียกข้อมูลมาใช้อย่างรวดเร็ว ระบบการบริหารงานเอกสารที่ซับซ้อนสามารถจัดการเอกสารจากระบบงานต่างๆของ บริษัทได้ทั้งหมด ระบบนี้มี 3 องค์ประกอบ คือ
   1. การสร้างเอกสาร (Document Creation) ระบบการจัดการเอกสารที่มีคุณภาพจะต้องมีการเขียน Software ที่สามารถบูรณาการงานจากแหล่งข้อมูลต่างๆได้อย่างง่าย
   2. การจัดเก็บและจัดเส้นทางเดินของเอกสาร (Document Storgae and Routing) ระบบนี้ต้องการ Software ที่สามารถจัดเก็บและเข้าถึงเอกสาร ติดตามสถานะของเอกสารและกำหนดความปลอดภัยของข้อมูล
   3. การเรียกใช้และจัดการเอกสาร ( Document Retrieve and Manipulation) สามารถในการเรียกเอกสารเพื่อพิมพ์ได้อย่างสมบูรณ์
5. Sale Force Automation เป็นการออกแบบเพื่อควบคุมการขายสินค้าอัตโนมัติ เพื่อให้พนักงานขายสามารถติดตามยอดขาย คำขอบริการจากลูกค้า และข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานขายสินค้า
6. การบริการลูกค้า (Customer service) เป็นการจัดทำข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าและการปรับปรุงรายการสินค้า อันประกอบด้วย ฐานข้อมูลลูกค้าและระบบที่สามารถทำให้พนักงานสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้า
7. ระบบบูรณาการ (Integrated System) เป็นการออกแบบระบบที่บูรณาการที่สร้างความเชื่อมโยงความต้องการของลูกค้า และบริษัท ของระบบการขายและการตลาด ที่มีเชื่อมโยงการให้บริการลูกค้าและการจัดการของบริษัท ได้แก่ ระบบบัญชี ระบบการผลิต ระบบการสั่งซื้อ และฐานข้อมูลลูกค้า