โปรแกรมระบบจัดการเอกสาร E-Document Management System เป็นระบบที่ใช้ใน การจัดการ จัดเก็บ เอกสาร ในรูปแบบของไฟล์ (Digital File) ผ่านระบบเครือข่าย (Network) ผ่าน Web-Based Application โดยมีการจำลองโครงสร้างการจัดเก็บเสมือนจริง ประกอบด้วย ตู้, ลิ้นชัก, แฟ้ม และ แฟ้มย่อย ซึ่งสามารถสร้างได้ไม่จำกัด ทั้งยังรองรับการนำเข้าทั้งรูปแบบไฟล์ (Digital File) และการนำเข้าผ่านเครื่องแสกน High Speed Scanner (Hard Copy) เพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นคว้าเอกสาร สามารถใช้งานพร้อมกันได้ในเวลาเดียวกัน สะดวกในการสืบค้นข้อมูล รองรับการสืบค้นข้อมูลในเนื้อหาของเอกสาร และมีระบบจัดการความปลอดภัย โดยมีการเข้ารหัสไฟล์เอกสารบนเครื่องแม่ข่าย (Server) และ การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงในระดับต่าง ๆ สามารถแบ่งออกเป็นกลุ่มได้ ดังนี้

ระบบจัดเก็บเอกสาร (Document Filing Management )

• จัดเก็บไฟล์เอกสาร Microsoft Word (.doc), Microsoft Excel (.xls), Microsoft PowerPoint (.ppt), Text File (.txt), Adobe Acrobat File (.pdf), ไฟล์รูปภาพ JPG, JPEG, TIFF, PDF และไฟล์มัลติมีเดีย Mpeg, MPG, AVI, MP3
• นำเข้าเอกสารได้ทั้งแบบไฟล์ (Digital File) และนำเข้าผ่านเครื่องแสกน High Speed Scanner (Hard Copy)
• กำหนดอายุและต่ออายุของเอกสาร รวมทั้งมีการแจ้งเตือนเมื่อเอกสารใกล้หมดอายุ
• กำหนดดัชนี, รายละเอียดของเอกสาร และคำสำคัญควบคู่กับการนำเข้าเอกสาร เพื่อสะดวกในการสืบค้นเอกสาร
• กำหนดสิทธิ์ให้เป็นเอกสารเฉพาะกลุ่ม (Private Doc) หรือเอกสารสาธารณะ (Public Doc)
• จัดเก็บเวอร์ชั่นเอกสารที่มีการเปลี่ยนแปลง (Version Control) และกู้คืนได้

ระบบค้นหาสืบค้นเอกสาร (Document Search Engine Management )

• สืบค้นตามโครงสร้างการจัดเก็บเอกสาร จากชื่อ และข้อมูลประกอบของเอกสาร
• สืบค้นจากเนื้อหาของเอกสาร สามารถสืบค้นได้จากไฟล์ประเภทเอกสาร เช่น Microsoft Word (.doc), Microsoft Excel (.xls), Microsoft PowerPoint (.ppt), Text File (.txt), Adobe Acrobat File (.pdf) เป็นต้น

ระบบรักษาความปลอดภัยเอกสาร (Document Security Management)

• เข้ารหัสไฟล์เอกสารที่อยู่บนเครื่องแม่ข่าย (Server)
• กำหนดสิทธิ์การใช้งานตามโครงสร้างการจัดเก็บเอกสาร
• กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงโครงสร้างการจัดเก็บเอกสารของกลุ่มผู้ใช้ และผู้ใช้
• เก็บประวัติการเข้าสู่ระบบและการใช้งานต่าง ๆ ของผู้ใช้ (Log file)

การจัดการควบคุมและดูแลระบบ (Document Administration Console)

• จัดการกลุ่มผู้ใช้และผู้ใช้ได้ไม่จำกัด
• จัดการโครงสร้างการจัดเก็บเอกสารและจัดการพื้นที่ (Smart Space) ของโครงสร้างการจัดเก็บในแต่ละลำดับ
• ต่อเวลาเอกสารหมดอายุและกู้คืนไฟล์เอกสารที่ถูกเปลี่ยนแปลง (Version Control)
• สำรอง (Backup) ไฟล์เอกสาร เพื่อป้องกันไฟล์เอกสารมีปัญหา และ โอนย้ายไฟล์เอกสาร (Movement) เพื่อลดพื้นที่การจัดเก็บ (Space Size) ของโครงสร้างการจัดเก็บเอกสาร
• แสดงรายงานและสถิติ