Virtual Office คือการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินกิจการในพื้นที่ซึ่งอยู่ห่างไกลออกไป หรือแม้แต่ในต่างประเทศได้โดยไม่จำเป็นต้องมีสำนักงานไปตั้งอยู่ ณ ที่นั้นจริง ๆ Virtual Office อาจเป็นเพียงเครือข่ายของคอมพิวเตอร์ หรือคอมพิวเตอร์เพียงเครื่องเดียวที่อยู่กับอินเทอร์เน็ต หรืออาจเป็นเพียงพื้นที่บนเว็บเซอร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตก็ได้

ค่าใช้จ่ายสำหรับ Virtual Office อาจเป็นเงินจำนวนเพียงแค่ไม่กี่ร้อยหรือไม่กี่พันบาทต่อเดือน ซึ่งมีความเสี่ยงน้อยกว่ามาก เหมาะกับการลงทุนในสภาพเศรษฐกิจปัจจุบันเป็นอย่างยิ่งและด้วยข้อดีของอินเทอร์เน็ตที่ไม่เคยหลับและมีขอบข่ายครอบคลุมทั่วทั้งโลก ยังช่วยให้ Virtual Office ของคุณเปิดได้ตลอด 24 ชั่วโมง แม้ในขณะที่คุณหลับ อีกทั้งยังสามารถทำธุรกิจในระดับนานาชาติได้อีกด้วย

อย่างไรก็ดี Virtual Office ไม่ได้มีความหมายครอบคลุมเพียงแค่สำนักงานขนาดเล็ก (Small Office-Home Office, SO-HO) เท่านั้นแต่องค์กรขนาดใหญ่ที่มีสำนักงานจริงอยู่แล้วก็สามารถมี Virtual Office แทนสำนักงานสาขาจริง ๆ ได้ โดยอาศัย Teleworking

Teleworking กับ Virtual Office

ด้วยความก้าวหน้า และราคาที่นับวันจะถูกลงเรื่อย ๆ ของเทคโนโลยีสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) ทั้งทางด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและโทรคมนาคมสมัยใหม่ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์ โทรสาร การประมวลผล ข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Processing, EDP) การสื่อสารข้อมูลผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ และอินเทอร์เน็ต หรือการประชุมทางไกลผ่านจอภาพ (Video Conferencing หรือ Teleconferencing) ที่สามารถสื่อได้ทั้งเสียงภาพเคลื่อนไหว ส่งเอกสารแลกเปลี่ยนกัน และยังสามารถพูดคุยแบบเห็นหน้าตาท่าทางกันได้ ฯลฯ ต่างช่วยอำนวยความสะดวกให้ สามารถทำ Teleworking ได้อย่างง่ายดายและสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น คุณจึงสามารถมี Virtual Office ที่เป็นสำนักงานเคลื่อนที่ (Mobile Office หรือ Nomad Office) ด้วยการพกพาคอมพิวเตอร์แบบโน้ตบุ๊ค และอุปกรณ์สื่อสารติดตัว หรือทำให้บ้านของคุณกลายเป็น "สำนักงานในบ้าน" (Home office) ได้ไม่ยาก โดยเพียงติดตั้งคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สื่อสารดังกล่าวข้างต้นเอาไว้ที่บ้านของคุณเองเท่านั้น ทำให้ผู้ปฏิบัติงานจากระยะไกล (Teleworking) สามารถติดต่อกับสำนักงานหลักและลูกค้าได้อย่างสะดวกรวดเร็วกว่าการเดินทางไปปฏิบัติงานถึงสถานที่นั้น ๆ

แม้ว่า Teleworking จะไม่ใช่เรื่องใหม่แต่ก็เป็นเรื่องที่มีการโต้เถียงกันมากเกี่ยวกับข้อดี ข้อเสีย และผลกระทบของมัน ในภาษาอังกฤษ ยังมีคำอีกหลายคำที่ใช้เรียกลักษณะการทำงานจากระยะไกล เช่น Telecommuting, Networking, Remote Working, Homeworking, Work at Home (WAH) เป็นต้น ในการทำ Teleworking งานจะถูกกระทำ ณ Virtual Office ซึ่งเป็นสถานที่ซึ่งอยู่ห่างไกลจากสำนักงานจริงโดยสถานที่ดังกล่าวอาจเป็นบ้าน สำนักงาน เคลื่อนที่ หรือศูนย์กลางการทำงานจากระยะไกล (Telecenter) ที่พร้อมเพรียงด้วยอุปกรณ์สำหรับการสื่อสารกับสำนักงานหลัก ซึ่งพนักงานสามารถเดินทางมาทำงานได้โดยสะดวก

ในปัจจุบัน เราสามารถประยุกต์ใช้อินเทอร์เน็ตเป็น Virtual Office ได้ บางองค์กรอาจไม่จำเป็นต้องมีสำนักงานจริงตั้งอยู่เลยด้วยซ้ำไป แต่อาจมีเพียงเว็บไซท์บนเครือข่ายใยแมงมุม (World Wide Web, WWW, หรือ "เว็บ") แล้วนำรูปอาคารสำนักงานใหญ่ ๆ ที่ไม่มีอยู่จริงมาแสดงเอาไว้ก็ได้ และการติดต่อระหว่างลูกค้ากับองค์กรก็สามารถทำผ่านทางอินเทอร์เน็ตบางองค์กรที่ถึงแม้จะมีสำนักงานจริงตั้งอยู่แล้วก็สามารถขยายขอบข่ายบริการของตนออกไปถึงบ้านของผู้ใช้บริการผ่านทางอินเทอร์เน็ตได้ เช่น การศึกษาจากระยะไกล (Distance Education) หรือการแพทย์จากระยะไกล (Telemedicine) เป็นต้น

เทคโนโลยีสารสนเทศและโทรคมนาคม ที่นำมาใช้

เทคโนโลยีสารสนเทศและโทรคมนาคมหลายอย่งได้ถูกนำมาใช้กับ Virtual Office เพื่อการเชื่อมโยง Teleworkers กับสำนักงานจริงเข้าด้วยกันและการบริการลูกค้า

• เครื่องคอมพิวเตอร์
• โทรศัพท์มือถือ และวิทยุติดตามตัว (Pager)
• โมเด็ม
• โทรศัพท์และโทรสาร
• อินเทอร์เน็ต อินทราเน็ต และเอ็กซ์ทราเน็ต (Internet,Intranet and Extranet)
• พนักงานต้อนรับเสมือน (Virtual Agent)
• การประชุมทางไกลผ่านจอภาพ (Video Conferencing) เป็นเทคโนโลยีที่ช่วยให้การสื่อสารสมจริงมากขึ้น โดยสามารถรับรู้อวัจนภาษา อันได้แก่ สีหน้า อากัปกิริยาต่าง ๆ ไปพร้อม ๆ กับเสียงพูดได้
• ตู้สารสนเทศ (Information Kiosk)
• ระบบจัดการเอกสาร (Document Management System)
• ระบบจัดการความรู้ (Knowledge Management)

เปิดร้านค้าบนเว็บ  (E-Commerce)

หากคุณกำลังคิดจะตั้งร้านขายสินค้าหรือบริการของคุณเอง แต่มีเงินลงทุนน้อย คุณอาจเลือกเปิดเว็บไซท์เป็น Virtual Office ของคุณเองได้ ด้วยค่าใช้จ่ายที่ต่ำ ตั้งแต่เพียงไม่กี่ร้อยหรือไม่กี่พันบาทต่อเดือนเท่านั้น

แม้เว็บจะเป็นเทคโนโลยีสารสนเทศที่เอื้ออำนวยต่อพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Commerce, E-Commerce) ของสินค้าสารสนเทศ เช่น ซอฟต์แวร์ หนังสือ ฯลฯ มากกว่า แต่สินค้าที่คุณจะขายบนเว็บก็ไม่จำเป็นต้องเป็นสารสนเทศ ซึ่งมีตัวอย่างให้เห็นแล้วว่าแม้แต่สินค้าเช่น ทุเรียน หรือสินค้าหัตถกรรมไทย หรือบริการอย่างเช่นการให้คำปรึกษาทางการแพทย์ หรือการทำนายโชคชะตาราศี ก็สามารถประสบความสำเร็จในการขายบนเว็บได้ หากสร้างความแตกต่างจากการซื้อขายแบบปกติได้ เช่น อาจขายในราคาที่ถูกกว่าท้องตลาด ช่วยอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ซื้อโดยไม่จำเป็นต้องแสดงตน หรือมีบริการส่งของถึงบ้านด้วยความรวดเร็ว ช่วยให้ผู้ซื้อไม่ต้องเดินทาง และประหยัดเวลา หรือรักษาความเป็นส่วนตัวได้

หากคุณยังไม่พร้อมที่จะขายสินค้าหรือบริการบนเว็บ คุณอาจใช้เว็บในการทำการตลาดแบบ Internet Marketing เป็นสื่อในการโฆษณา ประชาสัมพันธ์ การวิเคราะห์หรือวิจัยตลาด และเป็นช่องทางในการหาลูกค้าเพิ่มก็ได้