คุณสมบัติของโปรแกรม Microsoft Excel 97/2000/XP/2003/2007

โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมสำหรับงานเกี่ยวกับการคำนวณตัวเลข การวิเคราะห์ข้อมูล การจัดเก็บบันทึกข้อมูลของตาราง การสร้างกราฟ วิเคราะห์ข้อมูล ตลอดจนพัฒนาให้เป็นระบบงานที่มีขีดความสามารถสูง มีการวิเคราะห์ข้อมูลและพัฒนาระบบข้อมูล ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตลอดจนการปรับเปลี่ยนความสามารถเพื่อให้เหมาะสมกับความต้องการได้เป็นอย่างดี หรือปฏิบัติงานเกี่ยวกับธุรกิจอื่นๆ ได้โดยใช้เวลาเพียงนิดเดียวเท่านั้น เมื่อเทียบกับเวลาที่คุณใช้เครื่องมือแค่ปากกากับกระดาษและ ในโปรแกรม Microsoft Excel นั้น คุณสามารถใช้ทั้งแผนภูมิและแผนผังลำดับงานเพื่ออธิบายแนวคิดที่สลับซับซ้อน สร้างแรงจูงใจให้กับนักศึกษา ทบทวนความคืบหน้าของงาน และหารือเรื่องที่ค้างคาอย่างมีชีวิตชีวามีฟังก์ชันสำหรับการคำนวณและเทคนนิคมากขึ้นซึ่งสามารถนำมาประยุกต์และวิเคราะห์กับการทำงานให้เกิดความสะดวก และรวดเร็ว

โปรแกรมทางด้าน Spreadsheet มีทั้งบนระบบปฏิบัติการ DOS และ Windows สำหรับ Spreadsheet บนระบบปฏิบัติการ Windows ได้มีการเพิ่มการเชื่อมโยงข้อมูลแบบ OLE ( Object Link Embedding ) เครื่องมือ ( Tools ) ที่ช่วยการทำงานให้ง่ายยิ่งขึ้น Graphic ในการจัดรูปแบบของ Spreadsheet ที่หลากหลาย นอกจากนี้การใช้ Spreadsheet ขั้นสูงได้มีการประยุกต์ระบบงานที่มีความซับซ้อนเน้นการแนะนำเทคนิคเพื่อเป็นแนวทางในการใช้โปรแกรม Spreadsheet เช่น การเขียนมาโคร ( Macro ) เพื่อควบคุมการทำงาน การสร้างและกำหนด Toolbar ขึ้นมาใช้เอง

หน้าตาของ โปรแกรม Microsoft Excel 97/2000/XP/2003/2007

หน้าตาของ โปรแกรม Microsoft Excel ก็จะมี tool หรือเครื่องมือต่างๆที่ช่วยในการสนับสนุนการทำ ทำให้ผู้ใช้สามารถเรียกใช้งานได้ง่าย และสะดวกมากขึ้น กว่าไปใช้งานทางตรง คือ เปิดจากไฟล์ต่างๆ อย่างเช่น tool ที่ใช้คือ เมนูบาร์ ( menu bar ) , ไตเติลบาร์ ( title bar ) , แถบใส่สูตร ( formula bar ) , แถบเครื่องมือ ( tool bar ) , ตัวชี้ ( mouse pointer ) , ผู้ช่วยoffice ( office assistant ) , ชื่อที่อยู่ของเซลล์ ( cell adress ) , แท็บแผนงาน ( worksheet tab ) , แท็บสถานะ ( status bar ) , เซลล์ที่ใช้อยู่ ( active cell ) , ช่องแสดงตำแหน่งของเซลล์ ( name box ) , เมนูบาร์ ( memo bar ) ทั้งหมดนี้คือ tool ที่เป็นส่วนประกอบหนึ่งในหน้าต่างของ Excel มันจะทำให้คุณทำงานสำเร็จใน โปรแกรม Microsoft Excel ไปได้ด้วยดี ซึ่งโดยเฉพาะตัวผู้ช่วย office จะทำให้คุณมีไกด์ที่ดีได้เลย ทำให้คุณทราบทุกอย่างใน Excel แต่ก่อนที่จะเข้ามาถึงเห็นหน้าตาของส่วนประกอบ หรือ tool ต่างๆ ทั้งหลายนั้น ก็จะต้องผ่านการเรียกใช้งานโปรแกรม โปรแกรม Microsoft Excel เสียก่อน โดยจะผ่านทาง เมนู
สตาร์ทบนทาร์สบาร์ และเลือก โปรแกรม Microsoft Excel  จากนั้นถ้าคุณยังไม่มีข้อมูลที่ได้บันทึกไว้ คุณก็เลือก ไอคอน บนสมุดงานเปล่า แต่ถ้าคุณมีงานที่เคยได้บันทึกไว้แล้ว คุณก็เข้าไปที่ My document หรือโฟล์เดอร์ที่เคยได้ทำการบันทึกข้อมูลนั้นไว้ ไม่อย่างนั้นคุณก็อาจเข้าไปที่ โปรแกรม Microsoft Excel โดยตรง และอาจจะเห็นงานของคุณแสดงอยู่ในฐานข้อมูลของ Excel ก็ได้ เมื่อผ่านขั้นตอนพวกนี้แล้ว คุณก็จะเห็นหน้าตา ( ตาราง ) ของ โปรแกรม Microsoft Excel แล้วก็จะเห็น tool ต่างๆ ที่จะเข้ามาช่วยงานคุณให้ทำงานสำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยดี

รายละเอียดที่น่าสนใจบน โปรแกรม Microsoft Excel 97/2000/XP/2003/2007

• แรกใช้งานเอ็กเซล แฟ้มข้อมูลที่สร้างขึ้นมาและเซฟไว้ในเอ็กเซลนี้ เรียกว่า สมุดงาน ( worksheet ) ภายในสมุดงานก็ประกอบไปด้วย แผ่นงาน ( worksheet ) ทีมีลักษณะคล้ายกระดาษทำบัญชีที่มีตารางแบ่งเป็นช่องๆ อาจจะมีหนึ่งแผ่นหรือมากกว่านั้นก็ได้แต่สำหรับแผ่นงานของเอ็กเซลจะพิเศษกว่าตรงที่สามารถใส่สูตรทางคณิตศาสตร์เพื่อให้มันคำนวณผลลัพธ์ออกมาได้เลยทันที โดยไม่ต้องเสียเวลากดโปรแกรมเครื่องคิดเลขอีก เมื่อติดตั้งเอ็กเซลลงในเครื่องแล้ว จะสามารถสร้างเอกสารสำหรับใช้วิเคราะห์และเก็บข้อมูลได้หลากหลายรูปแบบ เช่น
  • รายงานรายรับ-รายจ่ายประจำเดือน
  • แผนภูมิแสดงยอดขายประจำปี
  • ตารางแสดงกำหนดการชำระเงินสำหรับอุปกรณ์ที่สั่งเข้ามา ฯลฯ
• ทักษะเบื้องต้นของการใช้สมุดงาน
  การสร้างสมุดงานของไมโครซอฟท์เอ็กเซลนั้นเป็นเรื่องง่ายพอๆ กับการพิมพ์ข้อมูลลงไปในเอ็กเซลของแผ่นงานเลยทีเดียว ข้อมูลในเซลล์อาจเป็นค่าเลเบล ( label ) หรือค่าที่เป็นตัวเลข ( value ) หรืออาจมีค่าที่ผสมกันทั้งเลเบล หรือค่าที่เป็นตัวเลขก็ได้ และข้อมูลทั้งหมดสามารถถูกแก้ไขเปลี่ยนแปลงได้โดยใช้ คีย์บอร์ด หรือ เม้าส์ ยิ่งไปกว่านั้น ยังสามารถเครื่องมือต่างๆ ของเอ็กเซลในการตกแต่งและแก้ไขข้อผิดพลาดของข้อมูล โดยย้ายข้อมูลหรือ คัดลอกข้อมูลไปยังเซลล์อื่นๆ ซึ่งความสามารถเหล่านี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและลดเวลาที่ใช้สำหรับพิมพ์ข้อมูลลง ถึงแม้ว่า จะวางแผนได้ดีขนาดไหนก็ตาม แต่ในความเป็นจริงแล้ว คงมีหลายสถานการณ์ ที่จำเป็นต้องเพิ่มหรือลบเซลล์บางส่วนออกไปจากแผนงาน คงยังทำงานโดยใช้ปากกากับกระดาษแบบโบราณ โบราณอยู่ หนทางเดียวสำหรับการแก้ไขข้อมูลในตารางก็คือ ลบทิ้งแล้วเขียนใหม่ และอีกหลายครั้งเหมือนกันที่ต้องฉีกหน้าเดิมเพื่อวาดตารางใหม่ เพียงเพราะตอนแรกกะจำนวนช่องไม่พอ แต่หากเปลี่ยนมาใช้เอ็กเซล ก็จะสามารถทำงานเหล่านี้ได้อย่างอัตโนมัติ เพราะเอ็กเซลอนุญาตให้เลือกตำแหน่งปลายทางที่ต้องการเคลื่อนย้ายเซลล์ที่มีอยู่เดิม เพื่อลบหรือแทรกข้อมูลใหม่ลงไปในแผนงาน ทำให้ไม่ต้องเหนื่อยกับการสร้างแผนงานใหม่หมดเหมือนเดิมอีกต่อไป
• การใช้สูตรและฟังก์ชัน
  เมื่อไรก็ตามที่ลงมือป้อนข้อมูลลงบนแผนงานอาจต้องการเพิ่มสูตรสำหรับคิดคำนวณผลลัพธ์เข้าไปด้วย โดยโปรแกรมเอ็กเซลจะอนุญาตให้สร้างสูตรคำนวณแบบง่ายของตัวเอง หรือสร้างสูตรสำเร็จรูปที่มาพร้อมกับตัวโปรแกรมเรียกว่า ฟังก์ชัน สำหรับการคิดคำนวณทางเศรษฐศาสตร์ที่ซับซ้อน ซึ่งไม่จำเป็นต้องมีพื้นฐานของนักบัญชีเลย เพราะตราบใดที่เราทราบว่าตัวเราเองต้องการผลลัพธ์ประเภทไหน เช่น ค่าเสื่อมราคาของสินค้า หรือมูลค่าการลงทุนสุทธิ จะสามารถสั่งให้เอ็กเซลค้นหาฟังก์ชันที่เหมาะสมสำหรับผลลัพธ์ประเภทนั้นได้เลย เมื่อต้องการคัดลอกสูตรหรือฟังก์ชันไปใช้ในเซลล์อื่นเอ็กเซลก็จะสามารถเปลี่ยนแปลงเซลล์อ้างอิง ของเดิมภายในสูตรหรือฟังก์ชันนั้นๆ ให้เข้ากับตำแหน่งแถวหรือหลักใหม่ได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งนอกจากจะช่วยให้ไม่ต้องเสียเวลาแก้ไขอาร์กิวเมนต์ ในฟังก์ชันเองแล้ว ก็ยังจะได้รับความสะดวกเมื่อเข้าไปแก้ไขค่าตัวเลขในเซลล์อ้างอิงด้วย เพราะการอ้างอิงนั้นเป็นแค่การอ้างที่ตำแหน่งของเซลล์ ไม่ใช่ค่าในเซลล์ ค่าที่อ้างไว้ในอาร์กิวเมนต์ที่เปลี่ยนไป จึงส่งผลลัพธ์ของฟังก์ชันเปลี่ยนตาม ก็เลยไม่จำเป็นต้องแก้ไขผลลัพธ์ทุกครั้งที่ข้อมูลเดิมเปลี่ยนแปลง
• การตกแต่งแผนงานและสมุดงานให้ดูดี
  การแก้ไขรายละเอียดในสมุดงานของเอ็กเซลนั้นเป็นสิ่งที่ไม่อาจหลีกเลี่ยงได้เลย เพราะผู้ใช้ทุกคนย่อมไม่สามารถคิดคำนึงถึงองค์ประกอบที่เหมาะสมได้หมดครบถ้วนตั้งแต่เริ่มแรก โดยที่ไม่ต้องมาแก้ไขอะไรอีกในภายหลัง ซึ่งนอกจากการแก้ไขข้อมูลในสมุดงานแล้ว ยังแก้ไขตัวสมุดงานในขณะที่ใช้งานได้อีกด้วย ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่ม ลบ ย้าย หรือเปลี่ยนชื่อของแผ่นงาน ไม่ว่าจะเป็นแผ่นงานชนิดใด ก็จะสามารถแทรกหรือลบเซลล์ แถว หรือคอลัมน์ หรือปรับขนาดความสูงของแถวหรือความกว้างของคอลัมน์ได้ เพื่อให้โครงสร้างแผ่นงานเป็นไปอย่างที่ใจต้องการซึ่งแก้ไขงานนั้นก็ไม่ใช่เรื่องยาก เพราะ เอ็กเซลสามารถอัพเดตการอ้างอิงเซลล์ในสูตรที่มีอยู่ให้เข้ากับสถานการณ์ที่เปลี่ยนไปโดยอัตโนมัติ ยิ่งไปกว่านั้น ยังสามารถตกแต่งรูปร่างหน้าตาของแผ่นงานก่อนสั่งพิมพ์ได้ด้วยการปรับค่าพิมพ์ที่มีอยู่มากมาย ไม่ว่าจะเป็นแนวการป้อนกระดาษ กั้นระยะขอบ กั้นระยะหัวท้ายกระดาษ และอื่นๆ เพื่อเพิ่มความน่าดูของแผ่นงานและสมุดงานให้ดูดีขึ้น